Staf Front Office – Penanganan Tamu dan Administrasi

Introduction

Staf Front Office – Penanganan Tamu dan Administrasi merupakan posisi kunci dalam operasional
sebuah resort mewah yang berfokus pada pelayanan prima kepada tamu sekaligus mendukung
kelancaran proses administratif. Posisi ini tidak hanya menuntut kemampuan
komunikasi yang baik, tetapi juga pemahaman menyeluruh tentang standar layanan hospitality,
prosedur check‑in/check‑out, serta kemampuan mengelola data dan dokumen secara akurat.
Sebagai bagian dari tim Front Office, Anda akan menjadi wajah pertama yang
menyambut tamu, memberikan informasi penting, dan memastikan setiap interaksi mencerminkan
nilai-nilai profesionalisme serta keramahan yang menjadi ciri khas industri perhotelan kelas atas.

Program magang ini ditujukan bagi mahasiswa atau pelajar vokasi yang sedang menempuh
pendidikan di bidang Hospitality, Tourism, Culinary, Accounting, Engineering, atau Spa Therapy,
serta wajib melaksanakan program magang yang disyaratkan oleh institusi pendidikan.
Selama masa magang, Anda akan memperoleh pengalaman operasional langsung dalam lingkungan
resort mewah, berinteraksi dengan tamu internasional, dan belajar langsung dari para profesional
berpengalaman.

Responsibilities

• Menyambut tamu dengan senyuman, melakukan proses check‑in dan check‑out secara efisien serta memastikan data tamu tercatat dengan benar.
• Menjawab telepon, email, dan permintaan tamu secara cepat, memberikan informasi tentang fasilitas, layanan, dan kebijakan hotel.
• Menangani keluhan atau permintaan khusus tamu, berkoordinasi dengan departemen lain (housekeeping, food & beverage, engineering) untuk penyelesaian yang memuaskan.
• Mengelola reservasi melalui sistem Property Management System (PMS), memastikan ketersediaan kamar dan mengoptimalkan tingkat hunian.
• Menyusun laporan harian tentang occupancy, pendapatan front office, dan catatan penting lainnya untuk manajemen.
• Melakukan pencatatan dan pengarsipan dokumen administrasi, seperti faktur, nota, dan formulir permintaan layanan.
• Memberikan dukungan administrasi kepada tim penjualan dan pemasaran, termasuk persiapan materi presentasi dan data statistik tamu.
• Menjaga area resepsionis tetap rapi, profesional, dan sesuai dengan standar kebersihan serta estetika resort.
• Berpartisipasi dalam briefing harian untuk menyelaraskan informasi penting antara shift dan departemen lain.
• Menjaga kerahasiaan data tamu dan informasi internal sesuai dengan kebijakan privasi perusahaan.

Requirements

• Pendidikan minimal D3/D4, sedang menempuh studi di jurusan Hospitality, Tourism, Culinary, Accounting, Engineering, atau Spa Therapy.
• Usia maksimal 30 tahun (penyesuaian umum industri magang) dan terbuka untuk semua jenis kelamin.
• Pengalaman kerja sebelumnya tidak diwajibkan; namun, pengalaman magang atau kerja paruh waktu di bidang layanan tamu akan menjadi nilai tambah.
• Kemampuan berkomunikasi dalam bahasa Indonesia yang baik dan kemampuan dasar bahasa Inggris (lisan & tulisan) untuk melayani tamu internasional.
• Sikap positif, ramah, dan kemampuan mendengarkan aktif untuk memahami kebutuhan tamu.
• Kemampuan bekerja secara individu maupun dalam tim, serta fleksibilitas dalam menghadapi situasi yang berubah-ubah.
• Kemampuan mengoperasikan komputer, terutama software PMS, Microsoft Office, dan sistem reservasi online.
• Penampilan rapi, berpenampilan profesional, serta menjaga standar kebersihan pribadi sesuai standar industri hospitality.
• Soft skills yang dibutuhkan: kepemimpinan situasional, manajemen waktu, problem‑solving, empati, dan kemampuan mengelola stres.
• Komitmen untuk mengikuti program magang wajib yang disyaratkan oleh institusi pendidikan.

Benefits

• Pengalaman operasional langsung di lingkungan resort mewah yang akan memperkaya pengetahuan praktis Anda tentang industri perhotelan.
• Meal duty (makanan dan minuman) disediakan selama jam kerja, memastikan kebutuhan nutrisi terpenuhi.
• Akses ke layanan klinik on‑duty untuk mendukung kesehatan dan keselamatan selama masa magang.
• Mentoring terstruktur dari para profesional senior yang berpengalaman, memberikan bimbingan karier dan umpan balik konstruktif.
• Program pelatihan dan pengembangan (learning & development) yang meliputi workshop layanan tamu, penggunaan sistem PMS, serta pelatihan soft skill.
• Peluang jaringan profesional yang luas dengan staf lintas departemen, membuka jalur karier potensial di industri hospitality.
• Surat rekomendasi resmi serta sertifikat magang yang dapat meningkatkan nilai CV Anda di pasar kerja.
• Evaluasi kinerja berkala yang membantu mengidentifikasi kekuatan serta area untuk perbaikan.
• Kesempatan untuk melanjutkan karier di perusahaan setelah magang, berdasarkan kinerja dan kebutuhan organisasi.

About Company

Kami adalah sebuah resort bintang lima yang terletak di lokasi strategis dengan panorama alam
menakjubkan, menawarkan layanan premium kepada tamu bisnis maupun rekreasi. Dengan lebih
dari 20 tahun pengalaman dalam industri hospitality, resort kami menekankan pada
inovasi layanan, keberlanjutan lingkungan, dan pengembangan sumber daya manusia.
Visi perusahaan adalah menjadi destinasi pilihan utama bagi tamu yang mengutamakan
kualitas, kenyamanan, dan pengalaman yang tak terlupakan. Misi kami mencakup penyediaan
standar layanan yang konsisten, pengembangan karyawan melalui pelatihan berkelanjutan,
serta kontribusi positif kepada komunitas sekitar melalui program CSR yang berfokus
pada pelestarian alam dan pemberdayaan masyarakat lokal.

Budaya kerja di perusahaan kami menekankan kolaborasi, integritas, dan semangat inovatif.
Setiap anggota tim didorong untuk berkontribusi secara aktif dalam menciptakan nilai tambah
bagi tamu dan perusahaan. Dengan fasilitas lengkap seperti spa kelas dunia, restoran
gourmet, pusat kebugaran, serta ruang pertemuan modern, kami memberikan lingkungan kerja
yang dinamis dan penuh tantangan bagi mereka yang ingin mengembangkan karier di sektor
hospitality kelas atas.