Staf Administrasi Kantor – Penanganan Dokumen & Operasional

Introduction

Perusahaan kami, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang e‑commerce dan logistik, sedang mencari kandidat yang energik, terorganisir, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk mengisi posisi Staf Administrasi Kantor – Penanganan Dokumen & Operasional. Posisi ini merupakan bagian penting dari tim operasional yang memastikan proses orderan berjalan mulus, mulai dari penerimaan order hingga pengiriman kepada pelanggan. Kandidat yang terpilih akan bekerja secara langsung dengan tim layanan pelanggan, tim logistik, serta departemen keuangan, sehingga kemampuan kolaboratif dan adaptasi cepat menjadi kunci keberhasilan dalam peran ini.

Lingkungan kerja kami menuntut kecepatan, akurasi, dan ketelitian dalam setiap langkah administrasi. Karena volume order yang tinggi dan kebutuhan untuk memberikan layanan responsif, staf administrasi harus mampu mengelola banyak tugas secara bersamaan tanpa mengorbankan kualitas. Kami menyediakan jam kerja terstruktur dari Senin hingga Sabtu, dengan fleksibilitas lembur bila diperlukan untuk menyesuaikan dengan fluktuasi permintaan pasar.

Responsibilities

Berikut merupakan tanggung jawab utama yang akan dijalankan oleh Staf Administrasi Kantor:

• Mengelola komunikasi dengan pelanggan melalui platform chat, menjawab pertanyaan, dan memberikan solusi terkait status order secara profesional dan tepat waktu.
• Menyiapkan dan mencetak resi orderan serta memastikan setiap dokumen pengiriman telah lengkap sebelum barang diproses ke departemen logistik.
• Membuat, memperbarui, dan memelihara database orderan yang masuk, termasuk pencatatan detail produk, kuantitas, alamat tujuan, dan data pelanggan.
• Melakukan verifikasi data order dengan tim penjualan untuk menghindari kesalahan input yang dapat berujung pada penundaan pengiriman.
• Mengkoordinasikan proses pengembalian atau penukaran barang dengan departemen terkait, serta mencatat semua aktivitas dalam sistem.
• Menyusun laporan harian dan mingguan mengenai volume order, waktu respon chat, serta tingkat penyelesaian tugas administratif.
• Memberikan dukungan administratif tambahan seperti pengarsipan dokumen, penyiapan materi presentasi, dan pengelolaan agenda pertemuan tim.
• Siap bekerja lembur pada periode puncak penjualan atau saat terdapat permintaan mendadak dari pelanggan.

Selain tugas-tugas di atas, kandidat diharapkan mampu mengidentifikasi peluang perbaikan proses kerja, seperti otomatisasi pencatatan order atau penyusunan template balasan chat yang efisien, guna meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan.

Requirements

Persyaratan dasar yang harus dipenuhi oleh pelamar:

• Pendidikan minimal SMA/SMK atau sederajat.
• Usia maksimal 35 tahun.
• Jenis kelamin perempuan.
• Pengalaman kerja tidak diwajibkan; fresh graduate dipersilakan melamar.
• Kemampuan dasar administrasi dan akuntansi biaya.
• Kecepatan adaptasi terhadap sistem perangkat lunak baru dan prosedur operasional.
• Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang baik, khususnya dalam menanggapi chat pelanggan.
• Ketelitian tinggi dalam menangani dokumen dan data numerik.
• Disiplin waktu, mampu bekerja sesuai jam kerja 08:00 – 17:00 dan bersedia lembur bila diperlukan.

Soft skills yang sangat dihargai meliputi:

• Kerja tim: mampu berkolaborasi dengan berbagai departemen untuk menyelesaikan masalah secara cepat.
• Problem solving: kemampuan analitis untuk mengidentifikasi penyebab masalah order dan menawarkan solusi yang tepat.
• Customer focus: sikap proaktif dalam memberikan layanan yang ramah dan membantu pelanggan.
• Manajemen waktu: mengatur prioritas tugas ketika menghadapi beban kerja yang tinggi.
• Etika kerja: menjaga kerahasiaan data pelanggan dan dokumen perusahaan.

Benefits

Perusahaan kami memberikan paket kompensasi dan fasilitas yang kompetitif, antara lain:

• Gaji pokok yang sesuai dengan standar industri serta tunjangan transportasi.
• Bonus kinerja bulanan berdasarkan pencapaian target layanan pelanggan.
• Asuransi kesehatan bagi karyawan dan keluarga langsung.
• Program pelatihan dan pengembangan keterampilan administratif serta penggunaan software ERP.
• Fasilitas tempat kerja yang nyaman, termasuk ruang istirahat, pantry, dan akses Wi‑Fi cepat.
• Kesempatan untuk mengikuti program mentoring dengan senior manager guna mempercepat pengembangan karier.
• Hari libur nasional dan cuti tahunan berbayar sesuai peraturan ketenagakerjaan.

About Company

Kami adalah perusahaan e‑commerce terkemuka yang melayani jutaan pelanggan di seluruh Indonesia. Dengan jaringan logistik yang luas dan sistem manajemen order terintegrasi, kami berkomitmen untuk memberikan pengalaman belanja online yang cepat, aman, dan terpercaya. Tim kami terdiri dari profesional yang berpengalaman di bidang teknologi, pemasaran, logistik, dan layanan pelanggan. Budaya kerja kami menekankan inovasi, kolaborasi, serta kepedulian terhadap kesejahteraan karyawan.

Sebagai bagian dari visi jangka panjang, perusahaan terus mengembangkan teknologi automasi dan analitik data untuk meningkatkan efisiensi operasional. Bergabung dengan kami berarti Anda akan menjadi bagian dari perjalanan transformasi digital yang memberikan dampak signifikan bagi industri ritel online di Indonesia.