Koordinator Kurator (Admin PBX)

Introduction

Koordinator Kurator (Admin PBX) merupakan posisi kunci dalam operasional hotel atau resort yang
mengintegrasikan layanan telekomunikasi dengan fungsi administrasi layanan tamu. Peran ini
tidak hanya menyiapkan jaringan komunikasi internal, tetapi juga memastikan bahwa setiap
permintaan tamu ditangani secara cepat, profesional, dan akurat melalui sistem PBX yang
terkelola dengan baik. Dalam industri perhotelan yang sangat kompetitif, kehandalan
komunikasi menjadi salah satu faktor utama dalam meningkatkan kepuasan tamu (guest
satisfaction) serta mendukung koordinasi lintas departemen secara efisien.

Sebagai koordinator, Anda akan menjadi penghubung antara tim teknis, front office,
housekeeping, serta departemen layanan makanan dan minuman. Anda akan mengawasi
proses administrasi, memantau kualitas layanan, dan melakukan pelatihan rutin kepada
staf kurator untuk menjaga standar operasional yang telah ditetapkan. Posisi ini menuntut
kemampuan multitasking, kepemimpinan, serta ketelitian dalam mengelola data dan laporan
harian.

Responsibilities

• Mengelola dan memelihara sistem PBX hotel, termasuk konfigurasi ekstensi, routing panggilan, dan pemeliharaan perangkat keras.
• Koordinasi harian dengan tim kurator untuk memastikan semua panggilan tamu ditangani sesuai SOP.
• Menyusun jadwal shift, mengawasi kehadiran, dan memastikan ketersediaan staf kurator selama jam operasional.
• Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan mengenai volume panggilan, waktu respon, serta tingkat kepuasan tamu.
• Melakukan audit kualitas layanan telepon, mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan, dan menyusun rencana aksi.
• Memberikan pelatihan onboarding serta pelatihan lanjutan bagi staf kurator terkait penggunaan PBX, etika komunikasi, dan penanganan keluhan tamu.
• Berkoordinasi dengan departemen IT untuk menangani gangguan teknis, pembaruan perangkat lunak, dan integrasi sistem baru.
• Mengelola dokumentasi SOP, panduan operasional, serta catatan pemeliharaan peralatan telekomunikasi.
• Menjadi titik kontak utama bagi tamu yang menghubungi layanan informasi, concierge, atau layanan darurat melalui telepon.
• Berpartisipasi dalam perencanaan strategi layanan tamu, termasuk inisiatif digitalisasi dan peningkatan kanal komunikasi omnichannel.
• Menerapkan prosedur keamanan data telekomunikasi sesuai dengan kebijakan privasi perusahaan dan regulasi industri.
• Menjaga hubungan kerja yang harmonis dengan semua departemen, memastikan alur informasi yang lancar dan tidak ada kesenjangan komunikasi.
• Menyusun dan mengontrol anggaran operasional administrasi PBX, termasuk biaya perawatan, lisensi software, dan pelatihan staf.

Requirements

• Pendidikan minimal D3/D4 di bidang Administrasi, Komunikasi, Teknik Telekomunikasi, atau jurusan relevan lainnya.
• Pengalaman kerja minimal 1‑2 tahun pada posisi serupa, diutamakan dari industri hospitality atau hotel.
• Memahami standar operasional hotel (SOP) dan prosedur layanan tamu secara menyeluruh.
• Kemampuan komunikasi verbal dan tulisan yang baik, berorientasi pada pelayanan prima.
• Keahlian administrasi yang kuat, termasuk pengelolaan data, pembuatan laporan, dan penggunaan MS Office.
• Pengalaman dalam mengoperasikan atau mengawasi sistem PBX (digital atau analog).
• Kemampuan bekerja secara mandiri maupun dalam tim, dengan sikap proaktif dalam memecahkan masalah.
• Ketangguhan dalam bekerja di bawah tekanan, terutama selama periode sibuk atau saat terjadi gangguan teknis.
• Kesiapan bekerja dengan sistem shift, termasuk akhir pekan dan hari libur.
• Integritas tinggi, disiplin, serta rasa tanggung jawab yang kuat terhadap tugas dan hasil kerja.
• Soft skills yang dibutuhkan: kepemimpinan, kemampuan mengatur prioritas, empati terhadap tamu, serta kemampuan beradaptasi dengan cepat.
• Usia maksimal 35 tahun (opsional), semua jenis kelamin dipersilakan melamar.

Benefits

• Gaji kompetitif sesuai standar industri perhotelan, ditambah tunjangan transportasi dan makan.
• Asuransi kesehatan komprehensif bagi karyawan dan keluarga langsung.
• Program pelatihan dan sertifikasi profesional, termasuk pelatihan manajemen layanan tamu dan sistem PBX.
• Cuti tahunan berbayar, cuti sakit, serta cuti khusus untuk keperluan pribadi atau keluarga.
• Program kesejahteraan karyawan, termasuk fasilitas gym, rekreasi, dan program kesehatan mental.
• Kesempatan promosi karier yang jelas, dengan jalur pengembangan menjadi Supervisor Operasional atau Manager Front Office.
• Diskon khusus di semua properti grup hotel untuk penggunaan pribadi maupun keluarga.
• Lingkungan kerja yang dinamis, multikultural, dan mendukung inovasi serta kolaborasi lintas departemen.

About Company

PT. Hospitality Excellence Group adalah jaringan hotel dan resort kelas menengah‑atas yang
beroperasi di lebih dari 15 kota utama di Indonesia. Dengan komitmen kuat terhadap
pelayanan berstandar internasional, perusahaan kami telah meraih berbagai penghargaan
di bidang guest satisfaction, inovasi layanan, dan tanggung jawab sosial perusahaan.

Visi kami adalah menjadi pilihan utama wisatawan domestik maupun mancanegara
melalui pengalaman menginap yang tak terlupakan, didukung oleh teknologi mutakhir dan
tim profesional yang berorientasi pada kualitas. Budaya kerja kami menekankan
integritas, kolaborasi, dan pengembangan berkelanjutan, sehingga setiap karyawan
memiliki peluang untuk tumbuh bersama perusahaan.

Bergabung sebagai Koordinator Kurator (Admin PBX) berarti Anda akan menjadi bagian
penting dari ekosistem layanan tamu yang terintegrasi, berkontribusi langsung pada
pencapaian standar pelayanan tertinggi, serta mendapatkan pengalaman berharga di
industri perhotelan yang terus berkembang.